Le ofrecemos un servicio de calidad en digitalización de documentos, contamos con equipos de alto rendimiento y calidad, con personal capacitado en manejo de todo tipo de archivos. Estamos en capacidad de digitalizar documentos en todos los tamaños y planos desde A3 hasta A0.
Contamos con nuestro propio software de gestión documental, con la capacidad de ajustarlo a sus necesidades. Brindamos adicionalmente el servicio de migración de imágenes y metadatos desde su antiguo software a la base de datos de nuestro aplicativo.
Como proveedores tecnológicos, estamos en la capacidad de ofrecer equipos directamente importados, con garantía de fábrica en las mejores marcas.
Mediante nuestro Software de Gestión, nuestro Personal altamente calificado y nuestros Equipos de alto rendimiento tenemos una capacidad de digitalizar por contrato hasta 24’000.000 de documentos por año.
Beneficios Empresariales
- Ahorro de tiempo. En lugar de tener que buscar el documento que necesitas en los archivadores de tu oficina, podrás localizarlo fácilmente con tu ordenador en cuestión de segundos.
- Todos los documentos importantes localizados. Digitalizar documentos y tenerlos todos almacenados en un servidor, que incluso puede estar en la nube, te impide tener el peligro de perder un documento importante. Cuando tienes cajas de documentos importantes moviéndose de oficina en oficina, la posibilidad de pérdida eventual de documentos es mucho más alta.
- Ahorro de espacio. Trabajar en una oficina totalmente llena de documentación puede ser estresante. Si tienes montones de documentos y desorden por todos los lados, eso hará que disminuya el flujo de trabajo, y eso hace que todo sea más difícil de gestionar.
- Gestión de registros optimizada. Digitalizar documentos y almacenarlos en un servidor posibilita que la gestión de los registros se haga mucho más simple. Puedes obtener cualquier información en cuestión de segundos, eliminar copias duplicadas y mantener un alto nivel de seguridad con control de versiones y mucho más.
- Imposible olvidar un documento importante. Alguna vez has olvidado un documento importante en tu casa después de llevártelo para preparar una reunión. Digitalizar documentos y mantenerlos en un servidor online evitarán que esto pueda ocurrir.
- Ahorro de dinero. Dependiendo de cuántos registros tengas, puede ser costoso digitalizar todos los documentos de la empresa. Pero ¿qué pasa después de esto? A partir de ahí no tienes que gastar dinero en espacio de almacenamiento y los empleados ahorran tiempo valioso tratando de encontrar documentos mal archivados. Y todo el mundo sabe que el tiempo es dinero.
- Se pueden imprimir en cualquier momento e impresora, obteniendo así copias exactas del original.
Metodología de Trabajo
Etapa Preliminar
En esta etapa del proyecto trabajamos en conjunto con el cliente, desarrollando actividades de planificación según el alcance del servicio contratado:
- Se realiza un reconocimiento en sitio de las áreas de almacenamiento de los documentos que se van a digitalizar, dentro del cual se considera la revisión tanto de la infraestructura como el estado de los documentos.
- Realizamos una evaluación del orden de los documentos o expedientes y se verifica que el orden sea el deseado para determinar si va a ser necesario un reordenamiento de los documentos.
- Se formaliza mediante un documento el orden físico que deberán tener los expedientes y los tipos de documentos a digitalizar.
- Se establecen la cantidad de índices según los tipos documentales y los campos índice a crear para la posterior búsqueda de los mismos.
- Revisión del área donde se implementara nuestra infraestructura para el desarrollo de los procesos que intervienen dentro de la etapa de digitalización.
Ejecución del Proyecto
- Instalación de infraestructura de redes y equipamiento tecnológico: Se procede a la instalación de equipos y redes que serán utilizados durante la etapa de ejecución del proyecto.
- Entrega-Recepción de los documentos a digitalizar: Mediante un acta se recibe los documentos que serán procesados.
- Ordenamiento, restauración y clasificación de los documentos: Acorde a la etapa preliminar se procederá a verificar u ordenar los documentos, restaurar o fotocopiar según el caso y finalmente la clasificación y/o preparación de los documentos para el proceso de escaneo.
- Escaneo de documentos
- Indexación
- Control de calidad: Se realizan validaciones de la calidad de las imágenes obtenidas en el proceso de escaneo, así como la eliminación de imágenes en blanco
Entrega del producto
- Entrega-Recepción de documentos digitalizados: Mediante un acta se procede a la entrega de los documentos procesados.
- Entrega de respaldo digital de imágenes e índices: Se hace entrega mediante un acta de una copia de las imágenes e índices obtenidos en un disco duro externo.
- Capacitación del personal
- Entrega de carta de garantía y soporte por doce meses.
